灯火通明的办公室、氛围温馨的书房：无论是写字楼中996搬砖的白领，还是家里远程办公摸鱼的SOHO族，办公室和书房都是各位效率专家日夜出没的场所，可以说是一天中逗留时间最长的地方。

在上文《无需整理！一步一步建立高效率办公环境！》中，曾提出：

（1）建立一个真正让自己放松、高效、省心的办公环境。

（2）为文件、资料、档案等物品设计一套个人收纳整理体系，保证收纳整齐有序，取用方便迅速。衡量这个体系成功与否的标准很简单：当需要任何一件资料或物品时，一不用想、二不用找，立刻就能拿到。

追求无需整理的目标，即：不再因为反复整理凌乱的办公室、到处翻找物品而浪费时间。

为了达到以上目标，今年我采取了近乎搬空整个房间的力度，对办公室进行了彻底整理。有不少读者对整个过程表示出极大的兴趣，在此隆重推出笔者摸索出来的一套办公室终极整理术。

本文所需读者资质：重度强迫症+轻度拖延症患者，需在smzdm登录超过300天或Lv5以上。

为方便叙述，以下对办公室、书房不做严格区分。

- 家具、办公设备摆位不合理。

- 功能分区不明确，走动路线不顺畅，办公、会客、独处等功能互相干涉冲突。

- 需要的东西经常找不到。

- 文档资料杂乱无章，严重影响工作效率。

搬进新办公室一年多了，越来越觉得对办公室的现状不能容忍，终于下决心彻底整理一番。下面就深入讨论一下整理的思路和步骤。

周转区是我给起的名字，又称缓冲区。是暂存你所有装备和物品的区域或房间。

设立周转区的目的：便于将办公室彻底清空，进行重新规划和布置（真正的目的还有一个，请继续阅读下文）。

有条件的话，尽量选一个距离当前办公室或书房不远的空房间作为周转区，至少要和办公室在同一楼层。

周转区表面上是临时仓库，但切不可把所有物品搬进去、随意堆积起来，将周转区当作平时的杂物间那样对待。这是因为：收纳整理过程中首要的难点，实际上是人自身，而不像通常认为的那样是空间不够、东西太多或者缺少收纳装备。

所以，我们首先要改变的是人的观念和习惯，其次才是考虑物的筛选和整理。

周转区的使用其实是一次简化版的办公室终极整理预演。为了提高效率，方便下一步的整理，搬进周转区的物品也要有序摆放。

所幸，我们对周转区有序摆放的要求可以大大低于办公室整理的标准，我的经验是：只要保证所有东西能一目了然即可。即：没有互相堆积、重叠遮挡，站在周转区一角或者中间，只需简单环顾四周，就能发现要找的东西。

综上，在搬空办公室之前，周转区先要做相应准备，这里按照整理办公室的完整过程，为大家提供参考，可根据各人实际情况略作调整。

两个轻型货架：靠门口的墙角呈L型摆放。需求：这是保证物品有序摆放的关键。经验证明，这两个货架在组织、存放和整理物品方面起到了重要作用，另外也充分利用了周转区的空间（当物品都堆放在地上或者桌面上时，相互叠压，很难查找分类，造成后续的整理还是很麻烦）。

选择这种货架，是因为无需工具、拆装方便，可调节层高，占地面积小，能灵活适应各种需求。

一个长条桌子：靠墙放。需求：是以货架、长条桌对物品进行初步的区域划分。

有意识地将平时主办公桌上的一些常用物品直接移到长条桌上，便于后续整理收纳。按照进门后的自然站位，视线从右向左环顾的顺序，存放、整理、查找的优先级安排是：长条桌>货架1>货架2。

一张大桌子：靠窗放。需求：一是考虑有些纸箱、零碎物品拿过来需要简单分类整理时，作为大面积的工作台。个人比较偏爱这种2.4米*1.2米的大桌子，在为smzdm拍照、写稿的时候，既当背景、又当工作台，再合适不过了。

二是为避免中断日常工作，这个长条桌可以放笔记本等，临时办公应急（对笔记本好奇的请点击上文：《打造张大妈御用打字机》）。

一个带抽屉铁皮柜，靠门口放。需求：一些小件或者稍微贵重的设备，为了避免视觉上的混乱、或个别人乱看乱动，直接放在柜子里锁起来。

为保证人身安全、搬运方便、走动自由，以上家具尽量靠墙、靠角落，留出从门口到屋子中间的通道和大块的空间。

既然是终极整理术，第一步就要求先清空整个办公室。限于条件，相信会有不少读者难下决心，但为了打造更放松、舒适、高效的小环境，还是值得去改变的。

如确有实际困难，可在搬之前先做一下简单的搬运计划，决定哪些东西须搬走：对整理办公室构成影响或障碍的、属于暂时用不到的、移走不影响办公的、多年未使用的等等。凡拿不定主意的，一律搬走，不要举棋不定。

哪些属于保证业务流程不中断必须留下的，注意这一类物品必须压缩到最小集合，我当时只留下了四样东西：主要办公电脑、打印机、NAS、无绳电话。

对办公室的整体布局进行初步的规划，按照办公、会客、独处等功能来进行区域划分、动线设计。这一步得到的可能不是最终或最优方案，不过不要紧，在后续的收纳整理过程中可以稍作调整和完善。

把办公室所有的家具、装备、物品运往周转区。视具体情况，可以留下你主要办公电脑所在的桌子。

本文读者都是追求效率的人士，干活的时候当然要选用专业的装备，同时也是为了避免工作伤害。我司一位女汉子，今天上午徒手往返搬了三箱复印纸，我实在看不下去了，拉着上面卡片中的小推车，一趟搞定。

货架的层高是可以调节的，可以每层等高设置，也可以按照需求、待存放物品的体积来调节层高。

货架各层从低到高，按照物品体积、重量、频率等因素降序排列。即：较大较沉、使用频率高的，放在下面；较小较轻、不常用的，可以放上面。

前面说过，周转区有序摆放的标准要远远低于办公室，所以货架上物品摆放时不必太费脑筋去思考，只要不相互遮挡、堆叠，就可以啦。

周转区要放一个垃圾箱，用一个废纸箱代替就可以。当初步整理搬进来的物品时，对于无价值、长久不用的物品，直接扔进垃圾箱。

关于物品的价值和用途，各人可设定一个标准，比如一年内从来没有用过的、超出规定存档年限的等等。

相信我，一旦设定好一个合理的标准，你会发现可扔掉的东西很多，如有些工作文档其时效可能只是当年或者项目生命期内，过后则没有任何保留价值。

为了减少办公室或书房中的物品占用空间，纸质文档的数字化也是一个途径，即利用扫描、拍照等办法，将一些无需保留原件的说明书、文件、票据、小票等数字化，保存为图片、PDF等格式，这里推荐一个办法就是保存在印象笔记中，便于以后快速查询。

数字化之后，原纸质文档可以丢进垃圾箱了。有些文档资料可能含有商业机密或个人隐私等敏感内容，必须先用碎纸机进行粉碎处理。买碎纸机建议买这种小颗粒的，即切碎后纸屑呈米粒状的，只有2*8mm的。

我们的首要目标是办公室/书房的整理，若工作比较忙，则只简单做以上步骤一、二即可。即，初步存放、组织周转区中的物品，把主要时间放在办公室的重新布置和整理，尽快恢复正常业务上。

根据日常办公的主要活动，由外向内，设立会客、办公、独处等功能区。

1、会客区：尽量放在门口附近，对于来客的一些简单办公事务，快办快走，减少对其他功能区的干扰。有些追求极致效率的朋友，甚至撤走沙发茶几、站立会客，尽量缩短时间。

2、办公区：是你长时间独自处理本层级事务的区域，一般在你的主办公桌或电脑周边。 这里我选择的是站立工作方式。

这里推荐smzdm的大热门--NB F80气弹簧显示器支架，这是一款性能、设计和价格比较均衡的产品，赶上smzdm的优惠爆料，我和朋友都买了不少。

关于显示器支架的详细讨论，参见上文中第三章：上半身的健康之一：保护颈椎的NB F80显示器支架。

3、独处区：需要安静思考、专心投入或者休息片刻，或者不希望被外人看到电脑上的工作内容。这个区域要么放在远离门口的室内深处，要么用柜子等家具适当区隔。

如果房间面积限制，不容易单独划出独处区的话，就比较考验你的创意了。

至于家具，一句话，越少越好。上图恐怕是很多朋友心目中的理想状态。

功能区规划好之后，主电脑和打印机、NAS等设备就可以安装到位了。这一步是为了保证办公业务不停顿或者快速恢复。

此时，我们终于来到了办公室终极整理术的核心环节：以逐日渐增的方式打造高效率办公环境。 理想状况下，此时办公室里应该只有主电脑、打印机、NAS及相关的桌子，即前述最小集合。

显然，你会感觉到缺东少西，怎么办呢？当你缺少一件物品时，就去周转区拿来，放进办公室。

一件物品拿回办公室后，每天要进行一次评估，命运可能有几种：

1、必要、常用：留在办公室。使用频率高，放在距离你最近的地方，比如抽屉中，尽量不要放主桌面上。

2、有用、不常用：重新放回周转区。

3、无用、无保留价值：丢进垃圾箱。

这是一个需要耐心和判断的过程，也许一天内你要在周转区和办公室往返几趟，也许几天都不需要去周转区。

搬空办公室时，若条件限制，有些不便搬出的大件家具可暂留，但必须把里面所有物品清空，放进周转区。这是为了以一天为单位，真正筛选出必须的、日常高频使用的物品。没有这种决心，本文的实施效果肯定会打折扣。

一开始就要把评估筛选的标准订得高一些，没有必要的东西一定不要带进来。并且要以天为单位，对办公室内的物品进行反复筛选。

无论是办公室还是周转区，大到打印机，小到抽纸盒，任何东西必须有固定的地方，这是为了养成一个好习惯：无需整理、不用思考，需要时抬手就能拿到。整理的最高境界，就是不整理。

所谓固定的地方，是指：

（1）每件物品有合适的位置，根据使用频率，越常用的东西离你越近。证件等重要物品另外选址妥善收藏。

（2）每次使用后，立即放回原位。这一点千万不要怕麻烦，要形成条件反射。如果这样就觉得麻烦，那就想想东西找不到之后浪费的时间和带来的挫折感吧。这方面的很多麻烦都来源于不良的收纳习惯。

（3）第一次就把物品放在正确的位置。不要先乱扔乱放，然后再浪费时间去整理。有的人回到家图方便，外套、鞋子、包、手机、钥匙随手乱丢，一是视觉上屋内凌乱不堪，二是浪费额外时间精力去收拾。

给一个实用的小例子：我在门口自己DIY安了一块磁铁，每次回家关门后，第一件事情就是把钥匙吸在门后，妈妈再也不用担心我出门忘带钥匙啦。

哈哈，表面看上去确实比较笨拙，可这真的是我整理办公室的过程和总结。相信我，不采用如此激烈的手段，不可能真正识别出必要、常用物品。否则的话，你也不会进来看本文啦。方法不必照搬，思路必须照办。

搬空后的第一周，确实感觉到严重的不习惯，连一张白纸都找不到，甚至窘迫到从打印机纸盒里面抽一张应急。坚持到第二周，发现以前囤积在办公室的很多物品都不是必要或常用的，确实不用放在办公室里。

由于撤掉了茶几，我就在一个床头柜的底部装上了四个万向轮，这里不能不说：充电钻真的值得买啊，如果没有充电钻，即使想到这种DIY创意也会因为嫌麻烦而放弃。这个方便移动的床头柜就具备了小储物柜和茶几的双重用途。

有了这次的经验，跃跃欲试，准备在茶几、沙发上都安装万向轮试试。

虽然提出了终极整理术，实际上这也是作者的第一次实践。有趣的是，借助货架的组织功能，初步打扫和整理后，以前遍地纸箱积满灰尘下不去脚的杂物间，变得井井有条、敞亮开阔、干净整洁。

几次去挑选拿取物品后，发现这个无人问津（同时也无人打扰）的房间，配上长两米四的大桌子，特别适合拍照、写稿，整理办公室带来了意外的收获，终于有了一间个人专用的zdm工作室。

打造高效率的个人生产力环境是一个不断优化的过程，限于个人水平和篇幅，本文未涉及人体工程学、办公室风水等方面的话题，相信每个人都有自己的经验和心得，欢迎在评论中分享交流。

阅读本文想有效果的话，必须以强迫症的精神去实施终极整理术，必会显著提升各位的生活质量和工作效率。敬请以点赞、收藏、打赏来支持作者，谢谢！